Verwerkersovereenkomst TeachSmarter

Verwerkingsverantwoordelijke: de organisatie, school of ondernemer die een TeachSmarter-omgeving afneemt (hierna: de klant). De klant bepaalt welke cursisten, leden en content in de omgeving worden geplaatst en met welk doel.

Verwerker: TeachSmarter, de aanbieder van het platform. TeachSmarter verwerkt persoonsgegevens uit de omgeving van de klant alleen op basis van diens instructies en voor het leveren, beveiligen en ondersteunen van het platform.

Deze overeenkomst geldt zolang de klant een TeachSmarter-abonnement heeft. Zij eindigt automatisch bij beëindiging van het abonnement, met inachtneming van de bepalingen over teruggave en verwijdering in artikel 10.

• beheerders en redacteuren van de omgeving van de klant;
• cursisten, leden en deelnemers die een account hebben in die omgeving;
• leads en geïnteresseerden die zich via een salespagina of formulier aanmelden;
• contactpersonen bij scholen of teams die licenties afnemen.

• naam, e-mailadres en eventueel organisatie of school;
• accountgegevens, rollen en toegangslabels binnen de omgeving;
• door gebruikers zelf geplaatste content: berichten, reacties, ingeleverd werk;
• cursusvoortgang, afgeronde lessen, certificaten en deelname aan workshops;
• bestel- en abonnementsgegevens (betaalgegevens zelf verwerkt de betaaldienst);
• e-mailgegevens zoals verzonden berichten en afmeldingen;
• technische gegevens: IP-adres, sessie- en logbestanden.

Het platform is niet bedoeld voor bijzondere categorieën persoonsgegevens. De klant plaatst dergelijke gegevens niet in de omgeving zonder voorafgaande schriftelijke afspraken.

TeachSmarter verwerkt de gegevens uitsluitend om: accounts en toegang te beheren, cursussen, community en downloads beschikbaar te stellen, voortgang en certificaten bij te houden, bestellingen en abonnementen af te handelen, platform-e-mails te versturen, storingen op te lossen en het platform te beveiligen. Gegevens uit de omgeving van de klant worden niet gebruikt voor eigen marketing van TeachSmarter en niet verkocht.

Elke TeachSmarter-omgeving heeft een eigen tenant-identificatie. Toegang tot gegevens wordt op databaseniveau afgedwongen, zodat beheerders en gebruikers uitsluitend gegevens uit hun eigen omgeving kunnen benaderen. Content, cursussen, tags, leads en betalingen van verschillende klanten zijn van elkaar gescheiden.

• versleutelde verbindingen (TLS) en versleutelde opslag bij de hostingpartij;
• toegangscontrole per rij in de database, per omgeving en per rol;
• afgeschermde opslag voor betaalde en afgeschermde bestanden, met tijdelijke downloadlinks;
• wachtwoorden worden gehasht opgeslagen en zijn niet in te zien;
• beperkt aantal beheerders met toegang tot productiesystemen;
• logging en monitoring van fouten en verdachte toegangspogingen;
• periodieke back-ups door de hostingpartij.

Voor het leveren van het platform worden de volgende soorten sub-verwerkers ingezet:

• hosting, database, authenticatie en bestandsopslag;
• betaaldienstverlener voor abonnementen, bestellingen en uitbetalingen;
• e-maildienst voor het bezorgen van platform-e-mails;
• AI-dienst voor optionele AI-functies, alleen voor de tekst die je zelf aanbiedt.

AI-functies worden alleen gebruikt wanneer een beheerder ze actief inzet. Ingevoerde tekst wordt verwerkt om een resultaat terug te geven en niet gebruikt om modellen te trainen.

Een actuele lijst met de namen en vestigingslanden van deze sub-verwerkers is op te vragen via de contactpagina. Wijzigingen worden vooraf gemeld, waarna de klant bezwaar kan maken.

Hosting en opslag vinden plaats binnen de Europese Unie. Voor enkele diensten kan verwerking buiten de EER plaatsvinden; in dat geval gebeurt dat op basis van standaard contractsbepalingen of een geldig adequaatheidsbesluit.

Zolang het abonnement loopt, bepaalt de klant zelf welke gegevens worden bewaard of verwijderd. Bij beëindiging kan de klant binnen 30 dagen een export opvragen van de gegevens uit zijn omgeving. Daarna worden de gegevens verwijderd, behalve wanneer bewaren wettelijk verplicht is, bijvoorbeeld voor de financiële administratie. Back-ups verlopen volgens de cyclus van de hostingpartij.

De klant handelt verzoeken van betrokkenen zelf af en kan gegevens in de eigen omgeving inzien, aanpassen, exporteren of verwijderen. Komt een verzoek rechtstreeks bij TeachSmarter binnen, dan wordt dit doorgestuurd naar de klant. TeachSmarter verleent redelijke medewerking wanneer een verzoek niet via de beheeromgeving is af te handelen.

TeachSmarter meldt een vermoed datalek dat de omgeving van de klant raakt zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking, met de op dat moment bekende informatie over de aard van het incident, de betrokken gegevens en de genomen maatregelen. De klant beoordeelt zelf of melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens of bij betrokkenen nodig is.

Iedereen die namens TeachSmarter toegang heeft tot persoonsgegevens is tot geheimhouding verplicht. De klant kan één keer per jaar informatie opvragen waarmee de naleving van deze overeenkomst kan worden beoordeeld. Een audit ter plaatse gebeurt in overleg en op kosten van de klant.

Op deze verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing. Aansprakelijkheid is geregeld in de algemene voorwaarden van TeachSmarter.

Wil je deze verwerkersovereenkomst ondertekend ontvangen of heb je aanvullende eisen vanuit je school of organisatie? Neem contact op via de contactpagina.